Stop à la procrastination ! 25 techniques puissantes pour mieux gérer votre temps

Vous gérez une entreprise digitale ou physique, et vous avez peut-être l'impression qu'il n'y a jamais assez de temps dans une journée pour accomplir tout votre travail. 🤯

C'est pourquoi il est essentiel de trouver des techniques efficaces de gestion du temps afin de tirer le meilleur parti de chaque moment de votre planning.

Ce guide présente 25 stratégies simples que vous pouvez utiliser pour mieux maîtriser votre calendrier et accroître votre productivité. 📅👍

Techniques de gestion du temps : qu’est-ce que c’est, à quoi ça sert ?

La gestion du temps repose sur des choix : c'est vous qui décidez ce que vous devez faire, et quand vous devez le faire.

Mais comment procéder pour optimiser sa productivité ? 🤔

En utilisant les bonnes techniques de gestion du temps, vous devenez ainsi plus efficace dans votre planning, et vous accomplissez davantage plus rapidement, et avec moins d'efforts. 🎯⏱️

Les différents “styles” de gestion du temps

Toutes les techniques de gestion du temps ne conviennent pas à tout le monde - nous ne travaillons pas tous de la même manière et nous ne sommes donc pas tous confrontés aux mêmes problématiques. 

Examinons cela plus en détail… 🔎

Le martyr 

Vous remplissez votre emploi du temps avec les demandes des autres, au lieu de vous concentrer sur ce qui est important pour vous. 

Vos missions quotidiennes vous semblent peut-être trop lourdes, alors vous sautez sur l'occasion d'accepter n'importe quoi d'autre - vous obtenez la validation des autres, mais négligez vos propres tâches.

Le procrastinateur ⌚

Vous avez tendance à prendre du retard dans votre travail. 

Certains prétendent qu'ils avancent mieux sous pression, mais les résultats qu'ils obtiennent sont souvent atténués par le stress et l'anxiété que cette pratique engendre.

Le distrait

Vous mettez du cœur à l'ouvrage, mais vous vous laissez facilement distraire. 

Une demande aléatoire d'un collègue a autant de chances d'attirer votre attention fugace qu'un appel téléphonique de 20 minutes de votre propriétaire. 📞

Le sous-estimateur

Vous estimez que la réalisation d'une tâche vous prendra beaucoup moins de temps qu'elle n'en prend en réalité - vous respectez rarement vos délais optimistes.

Le pompier 👨‍🚒

Vous essayez de tout faire tout seul, tout de suite - vous êtes constamment en train d'éteindre des « incendies » à gauche et à droite, et vous ne vous sentez pas épanoui tant que vous ne travaillez pas sur 10 tâches à la fois.

Une fois que vous avez terminé, vous vous précipitez sur la suite - une façon de faire qui vous conduira tôt ou tard à l'épuisement professionnel. 😩

Le perfectionniste

Votre incapacité à terminer une tâche a au moins une cause noble : vous voulez que tout soit parfait.

Vous ferez des heures supplémentaires et investirez tous vos efforts dans la réalisation d'un projet de grande qualité, mais souvent, vous ne savez pas comment vous arrêter, de sorte que vous risquez de ne pas respecter vos échéances et de vous épuiser. 

Aie, aie, aie… 😬

Mais tous les problèmes liés à votre style de gestion du temps peuvent être résolus si vous choisissez les bonnes techniques … 👌👇

25 techniques pour mieux gérer son temps

Quelle est la meilleure technique pour vous aider à mieux gérer votre temps ?

Cela dépend essentiellement de vos besoins… 🤷

1. La méthode Pomodoro

Vous divisez votre travail en sessions de 25 minutes et en pauses de 5 minutes. Après 4 cycles, vous faites une pause de 20 minutes.

Développée par Francesco Cirillo, la technique Pomodoro (= “tomate” en italien) doit son nom au minuteur de cuisine en forme de 🍅 qu’il utilisait pour suivre la progression de son travail.

2. La règle des 10 minutes

Vous travaillez sur une tâche pendant 10 minutes. Une fois écoulées, vous décidez d'arrêter ou de continuer.

3. La méthode Kanban

Cette technique visuelle de gestion du temps vous aide à traquer l'avancement de vos projets - vous suivez le déplacement des tâches dans des colonnes étiquetées de façon distincte.

Cette technique a été adoptée dans les années 1960 au Japon par Taiichi Ono, afin d'augmenter la productivité.

Comment fonctionne Kanban ?

Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet, un stylo et du papier, ou un tableau blanc et des notes adhésives. 🖊️

Déterminez le nombre d'étapes de votre projet ou de votre tâche, et créez les colonnes. Par exemple : À faire, En cours et Terminé.

4. Liste des choses réalisées

Au lieu de dresser la liste de ce que vous devez faire, vous dressez la liste de ce que vous avez accompli, sur un certain laps de temps.

Fonctionnement

• À la fin de chaque semaine de travail, prenez 10 à 15 minutes pour noter tout ce que vous avez réalisé.

• À côté de chaque élément, indiquez ce que vous avez appris en travaillant dessus.

• Notez également ce que vous pourriez faire différemment la prochaine fois, afin d'améliorer vos résultats.

5. La méthode « Getting Things Done » (GTD) 

Cette méthode en 5 étapes vous permet de faire un brainstorming de vos tâches et de les transformer en une simple liste de choses à faire. 📝

Cette technique a été introduite par David Allen.

Comment fonctionne la méthode ?

1. Notez toutes les tâches qui vous viennent à l'esprit.

2. Déterminez si la tâche comporte des étapes concrètes.

3. Classez les tâches sous différentes étiquettes et donnez-leur un contexte. 

4. Passez-les en revue : délai temporel, suivi des étapes…

5. Commencez à travailler.

6. Liste des choses à ne pas faire

Contrairement à la liste classique des choses à accomplir, il s’agit d'énumérer toutes les activités que vous ne souhaitez pas faire.

Fonctionnement 

• Avant chaque journée de travail, notez toutes les choses que vous vous efforcerez de NE PAS faire.

• Il peut s'agir de distractions, d'idées trop ambitieuses sur lesquelles vous n'avez objectivement pas le temps de travailler, ou de mauvaises habitudes que vous voulez abandonner.

• À la fin de la journée, rayez chaque élément que vous avez réussi à éviter.

7. Le principe « Eat that Frog »

Cette technique de gestion du temps vise à hiérarchiser les tâches. 

Vous devez d’abord identifier ce qui vous pose le plus de problème (ou le plus urgent) : c'est votre « grenouille », et vous vous y attelez à la première heure. Une fois que vous avez terminé, vous pouvez passer à d'autres tâches pour la journée, mais pas avant. 🐸

Le principe « Eat that Frog » a été développé par Brian Tracy. 

Comment fonctionne-t-il ?

Vous devez identifier les tâches en fonction de leur priorité et les étiqueter en conséquence :

• Tâche A à laquelle vous devez vous atteler en premier, sous peine d'en subir les conséquences.

• Tâche B moins importante, mais elle n'en est pas moins vitale.

• Tâche C n'aurait pas de conséquences si vous ne la faisiez pas.

• Tâche D que vous devriez idéalement déléguer à quelqu'un d'autre.

• Tâche E que vous n’avez pas vraiment besoin de faire, vous pouvez donc l'éliminer.

8. Technique du "Temps de travail" (Flowtime)

Vous fixez un laps de temps spécifique, entre 10 et 90 minutes, et l'utilisez comme période expérimentale pour votre travail. Si vous constatez que vous êtes toujours concentré à l'issue de ce délai, vous continuez à travailler. Si vous constatez que non, faites une pause.

Flowtime a été développé par un ingénieur, Dionatan Moura, en 2015.

9. La méthode Timeboxing (boîte à rythme) 

Vous attribuez des périodes de temps à des activités ; vous travaillez pendant ce délai et vous vous arrêtez une fois que le chrono imparti est écoulé. 

James Martin a été le premier à expliquer cette méthode.

Comment fonctionne le timeboxing ?

• Dressez une liste de toutes vos tâches.

• Si une tâche est importante et nécessite une grande concentration, allouez-lui une période de temps plus longue.

• S'il s'agit d'une tâche difficile, décomposez-la et attribuez des périodes plus courtes, afin de la rendre plus facile à gérer.

• Lorsque le temps alloué à une tâche est écoulé, arrêtez de travailler dessus.

• Faites une pause et recommencez.

10. Top goal

Vous identifiez votre objectif le plus important, et consacrez chaque jour un temps donné à sa réalisation.

C'est Greg McKeown qui a clarifié ce concept.

11. La technique du Time Blocking

Vous réservez du temps pour une activité ou une tâche spécifique, et vous y travaillez pendant cette période. ⏲️

Cette technique a été rendue populaire par Elon Musk.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le blocage du temps se déroule en 4 étapes :

1. La phase de planification : définir les tâches et les activités, identifier les priorités.

2. La phase de blocage : attribuez à chaque tâche un bloc de temps spécifique.

3. L'étape de l'action : commencez à travailler sur la première tâche quotidienne (généralement votre mission prioritaire). N’oubliez pas de faire des pauses et de faire preuve de souplesse pour les urgences.

4. La phase de révision : si vous constatez qu'une tâche prend plus ou moins de temps que prévu, révisez votre planning.

12. Analyse de Pareto

Cette technique a été créée par l'économiste italien Vilfredo Pareto.

Également connue sous le nom de règle des 80/20, l’idée est que 20% de nos actions sont responsables de 80% des résultats.

Comment fonctionne l'analyse de Pareto ?

• Tout d'abord, notez tous les problèmes auxquels vous êtes confronté.

• Ensuite, recherchez l'origine de ces problèmes et regroupez-les par cause. 

• Attribuez ensuite une note à chaque groupe de problèmes. Les groupes ayant le score le plus élevé sont ceux que vous devez résoudre en premier.

13. La méthode Inbox Zero

Il s'agit d'une approche de la gestion de votre boîte mail. 📧

Cette méthode a été développée par Merlin Mann, un expert dans le domaine de la productivité.

Comment fonctionne cette technique ?

Pour atteindre le niveau zéro de la boîte de réception, vous devez :

• Déterminer le moment de la journée où vous gèrerez votre boîte de réception et vous y tenir.

• Stopper les notifications.

• Classer vos courriels par ordre de priorité et répondre immédiatement aux plus importants.

• Déplacer les mails qui nécessiteront plus de temps dans un dossier spécifique.

• Déterminer les messages que vous pouvez déléguer, puis les transférer à d'autres membres de l'équipe.

• Supprimer et archiver les mails indésirables ou anciens.

14. Méthode de planification rapide (MPR)

L'une des meilleures techniques de gestion du temps est la méthode de planification rapide (MPR). 

Elle a été créée par le conférencier Tony Robbins.

L'idée est d'entraîner votre cerveau à imaginer ce que vous voulez, afin de le rendre réel. 🧠💭

En général, cette technique est pratique pour fixer des objectifs à long terme.

Fonctionnement de la méthode 

1. Commencez par noter toutes les tâches que vous devez accomplir cette semaine. 

2. Regroupez les tâches similaires par catégories.

3. Créez vos propres blocs. Pour cela, utilisez une feuille de papier et faites 3 colonnes :
   - Résultats : réfléchissez à ce que vous souhaitez obtenir dans ce domaine.
   - Objectif : pourquoi voulez-vous atteindre ce résultat ? 
   - Plan d'action : déterminez les activités qui vous aideront à accomplir la tâche.

4. Passez à l'action.

5. Examinez votre travail en vous posant des questions : ai-je suivi toutes les étapes de mon plan d'action ? Ai-je obtenu les résultats souhaités ? Etc.

15. Méthode Who's Got the Monkey ?

Cette méthode met l'accent sur la délégation des tâches et s'adresse principalement aux chefs de projet. 

Les singes sont des tâches et vous devez réfléchir à la manière de les gérer. 🐒

Il en existe 3 types :

• Imposées par le patron : activités exigées par le patron.

• Imposées par le système : les demandes et les questions des collègues.

• Auto-imposées, les actions que vous décidez d'entreprendre : vos propres tâches (discrétionnaires) ou les problèmes de vos subordonnés (= imposées par les subordonnés).

Le principe est basé sur le livre de William Oncken.

Comment fonctionne le programme ? 

1. Reconnaître et décrire le « singe » - Spécifier la nature de la tâche et les actions nécessaires à sa réalisation.

2. Attribuer le « singe » à un collaborateur.

3. Contrôle du « singe » - S'assurer que la personne gère la mission de manière appropriée.

16. La théorie du bocal à cornichons

Le principal avantage de cette théorie est qu'elle vous permet de différencier les tâches utiles des tâches inutiles dans votre emploi du temps. 🥒🫙

Comment cela fonctionne-t-il ?

Le but de cette technique est d'imaginer un bocal contenant du sable, des cailloux et des pierres. 

Voici la signification de chaque élément :

• Le sable : Il s'agit des activités qui vous dérangent habituellement pendant la journée, comme les courriels, les réseaux sociaux et les appels téléphoniques.

• Les cailloux : Il s'agit de tâches qui doivent être accomplies, mais quelqu'un d'autre peut s'en charger ou vous pouvez les réaliser un autre jour.

• Les pierres : Il s'agit des tâches que vous devez accomplir avant la fin de la journée. 🪨

Lorsque vous planifiez votre journée :

• Classez-les par ordre d'importance - déterminez lesquelles sont des pierres, des cailloux ou du sable.

• N'oubliez pas d'estimer le temps nécessaire pour chaque tâche en privilégiant les “pierres”. Le temps total ne doit pas dépasser 8 heures.

17. La méthode d'action

La méthode d'action part du principe que toutes vos activités sont considérées comme des projets : vous les analysez et les gérez en conséquence. 

Comment fonctionne la méthode d'action ?

Lorsque vous utilisez la méthode d'action, vous répartissez vos activités en 3 catégories :

• Les étapes : il s'agit des tâches que vous devez accomplir. 

• Les références : il s'agit de notes, de liens vers des recherches pertinentes ou de schémas qui vous aident à réaliser vos étapes d'action. 

• Les éléments en attente : toutes les idées sur lesquelles vous ne travaillez pas actuellement, mais que vous pourriez mettre en œuvre un jour.

18. Travail en profondeur

La méthode Deep Work est une technique populaire créée par Cal Newport.

En général, les tâches qui nécessitent un travail en profondeur améliorent vos compétences et créent de la valeur.

Comment fonctionne le travail en profondeur ?

Newport distingue le travail en profondeur du travail superficiel, qui peut être défini comme des activités moins exigeantes - par exemple, assister à des réunions et répondre à des courriels.

Prévoyez du temps pour vous concentrer uniquement sur vos tâches importantes et éviter à tout prix les distractions. Puis, attaquez-vous aux tâches secondaires.

19. BuJo - Le bullet journal

Le bullet journal (BuJo) est une méthode développée par Ryder Carroll, un concepteur de produits numériques. 📓

Comment fonctionne le bullet journal ?

Pour essayer la méthode du bullet journal, vous avez besoin d'un stylo et d'un carnet.

Le BuJo contient les éléments suivants : 

• Pages d'index - 2 pages qui fonctionnent comme une légende contenant toutes les informations pour décrypter votre journal.

• Journal du futur - 2 pages qui vous aident à planifier l'avenir. 

• Journal mensuel - 2 pages consacrées au mois en cours :

  • Sur la page de gauche, un calendrier mensuel.

  • Sur la page de droite, votre liste de tâches pour le mois. 

• Journal quotidien - 2 pages avec les entrées suivantes :

  • Tâches 

  • Événements

  • Notes

Avez-vous déjà pensé à créer un journal numérique ?

Eh oui, votre site internet peut faire office de journal de bord : sur SiteW, c’est gratuit, et il est facile de le mettre en page selon vos goûts et vos besoins. Il est ensuite pratique de le modifier et de l'actualiser en fonction de l’évolution de vos activités. Votre souris d'ordinateur suffit !  💻✨

Créer un journal numérique avec SiteW

20. La matrice d'Eisenhower

La matrice d'Eisenhower est une technique de gestion du temps qui permet de classer les tâches par ordre de priorité : important / pas important, et urgent / pas urgent.

Cette méthode doit son nom au président américain, qui était connu pour sa productivité.

Comment fonctionne la matrice d'Eisenhower ?

Dressez la liste de toutes vos tâches et divisez-les en 4 quadrants :

• Tâches importantes et urgentes. Vous devez les accomplir immédiatement.

• Tâches importantes, mais non urgentes. 

• Tâches qui ne sont pas importantes, mais qui sont urgentes. Vous devriez déléguer ces tâches à vos collègues.

• Tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Vous devriez les éliminer complètement de votre emploi du temps.

21. La méthode ABCDE

C'est Alan Lakein qui parle de la méthode ABCDE.

Grâce à cette technique, vous pouvez apprendre à mieux hiérarchiser vos tâches et à les terminer avant la date limite.

Comment fonctionne la méthode ABCDE ?

Lorsque vous utilisez cette technique, vous devez classer vos tâches en 5 catégories :

A - Tâches prioritaires

B - Tâches importantes

C - Tâches agréables à faire

D - Tâches à déléguer

E - Tâches à éliminer

Commencez par vous attaquer aux tâches des catégories A et B, puis poursuivez avec les autres groupes.

22. La technique du "Temps fort biologique"

Votre heure de prédilection biologique est le moment de la journée où vous avez le plus d'énergie et où vous êtes donc le plus susceptible d'être productif dans votre travail. 

Une fois que vous aurez déterminé ce moment, vous serez en mesure de répartir vos tâches les plus prioritaires.

L'expression a été introduite pour la première fois par Sam Carpenter.

Fonctionnement de la technique : 

Vous devrez expérimenter votre travail sur plusieurs jours, par exemple 20 jours.

• Suivez l'évolution de votre concentration, de votre énergie, de votre motivation au cours de ces journées.

• Notez vos résultats toutes les heures et tous les jours.

• Au bout de 20 jours, analysez vos statistiques.

23. La règle du 1-3-5

L'idée derrière cette méthode est que chaque jour de travail, vous devez concentrer votre attention sur :

• 1 tâche importante

• 3 tâches moyennes

• 5 petites tâches

Une fois que vous aurez terminé votre grande tâche, vous éprouverez un sentiment d'accomplissement, ce qui vous motivera à continuer.

Parallèlement, les tâches moyennes vous permettent de progresser dans vos projets plus importants.

Enfin, les petites tâches sont faciles à réaliser, ce qui vous incitera également à aller de l'avant.

24. Le journal de productivité

Le journal de productivité ressemble un peu à un journal ordinaire, à ceci près que vous n'y notez pas vos pensées personnelles, mais plutôt vos actions.

Comment fonctionne le journal de productivité ?

• Chaque jour, définissez votre liste de choses à faire dans un carnet ou un logiciel approprié - veillez à ce que les éléments soient simples, clairs et réalisables.

• Notez le temps qu'il vous faut pour terminer chaque tâche. ⌛

• Analysez vos résultats et modifiez vos futures listes en conséquence.

25. Méthode POSEC

Cette méthode a été créée par Steven Lam. 

La méthode POSEC est l'acronyme de : Prioriser, Organiser, Rationaliser (Streamlining), Économiser et Contribuer.

Cette technique est basée sur la pyramide des besoins de Maslow △

• Besoins physiologiques - eau, nourriture, abri, etc.

• Besoins de sécurité - se protéger contre les dangers physiques

• Besoins sociaux - appartenir à un groupe social

• Besoins d'estime - estime et respect de soi

• Besoins d'accomplissement personnel - actualiser son potentiel.

Comment fonctionne la méthode POSEC ?

1. Établir des priorités. 

2. Organiser toutes les activités de votre vie personnelle et professionnelle. 

3. Vous devez maintenant trouver le moyen le plus efficace d'accomplir vos tâches professionnelles et vos corvées. 

4. Ce niveau comprend les activités que vous aimez faire, comme les amis et les loisirs. 

5. Une fois que vous avez atteint tous les niveaux précédents, vous pouvez aider les autres.

Maîtriser son temps, c’est reprendre le contrôle de sa vie. 

En appliquant des stratégies efficaces, vous optimisez votre productivité tout en préservant votre équilibre. Chaque minute compte : investissez-les judicieusement pour atteindre vos objectifs, sans sacrifier votre bien-être. 🧘