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Comment créer une adresse mail professionnelle ?

Quand on gère une entreprise ou une asso, et qu’on communique son contact mail à un interlocuteur (partenaires, clients, adhérents...), on a besoin d’une adresse mail qui fasse pro.

Généralement, on préfère un contact@my-cool-business.com, à un gontrand567@yahoo.fr, ou à un gertrudedu15@orange.fr.

On est d’accord, c’est mieux.

Voilà un petit tuto simple et concis, pour créer une adresse mail professionnelle gratuite, à partir de son nom de domaine. Ce, sans se taper 450 forums obscurs, et sans y passer la journée. On verra dans un second temps des conseils autour de la création d’une adresse mail pro, et comment gérer son courrier électronique efficacement.

Une adresse mail pro, c’est quoi ?

Créer un mail professionnel, signifie utiliser votre nom d’entreprise comme adresse électronique. Par exemple : gontrand@mon-entreprise.com ou gertrude@mon-entreprise.com.

C’est facile à retenir, et on sait tout de suite qu’on a affaire à un professionnel. Certes, ça ne fait pas tout, et ça ne garantira pas votre succès, mais c’est déjà un bon début, en termes de crédibilité.

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Créer une adresse mail d’entreprise gratuite : les pré-requis

Avant toute chose, si ce n’est pas déjà le cas, vous aurez besoin d’un nom de domaine, pour obtenir votre adresse mail pro gratuite. 
Ensuite, vous sélectionnerez votre service de messagerie.
Jusqu’ici, c’est plutôt simple
C’est facile, et c’est pour tout le monde : n’importe quel professionnel peut créer son adresse mail pro : associations, TPE, PME, freelance...
Les boites e-mails (plutôt que les redirections) sont recommandées, pour assurer une réception fiable de tous les messages. 
La consultation et l’envoi des e-mails peut se faire :
  • via votre propre logiciel de messagerie
  • via une solution email gratuite Gmail, Outlook, ou tout autre service permettant d’importer les emails d’un autre compte via POP/IMAP/SMTP.

Créer un email pro étape par étape : tuto facile

Utiliser votre propre logiciel de messagerie

Si vous utilisez un logiciel de messagerie électronique,  dont vous êtes satisfait, que vous êtes de nature loyale, et que vous ne souhaitez pas en changer, c’est parfait.
Dans ce cas, suivez tout simplement l’assistant d’ajout de compte de votre logiciel.

Créer un compte mail professionnel gratuit avec Gmail

Pour créer un compte email professionnel gratuit, sur la base de votre nom de domaine, avec Gmail, procédez comme suit :
  • Rendez-vous sur votre compte Gmail
  • Cliquez sur la roue dentée en haut de l’application, puis sur “Paramètres”, et rendez-vous ensuite dans l’onglet “Comptes”.
  • Cliquez sur “Ajouter un compte de messagerie”. Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

Comment créer site

  • Entrez ici l'adresse email de votre nom de domaine.
  • Gmail vous demande ensuite la configuration du serveur POP. Vous trouverez le serveur POP et le mot de passe sur la page Mes domaines / Mail / Configuration de l'application d'email.

Créateur de site web gratuit

  • Une fois passée cette étape, Gmail vous propose la possibilité d'écrire avec votre nouvel email, cochez "Oui". Puis cliquez sur "Suivant".

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  • Laissez la case “Traiter comme un alias” cochée, puis cliquez sur “Etape suivante”.

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  • Entrez maintenant les informations sur le SMTP : vous trouverez ces informations au même endroit que celles concernant le serveur POP. Puis, cliquez sur “Ajouter un compte”.

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Enfin, saisissez le code de confirmation reçu par mail (sur ce compte Gmail).Vous pouvez maintenant envoyer et recevoir des mails pro, depuis votre application Gmail.Pour recevoir les messages sur votre mobile, utilisez l’application Gmail de votre téléphone.
Facile, n'est-ce pas ? On a essayé de bien tout décortiquer, pour ne surtout perdre personne en chemin…

Créer une adresse mail professionnelle avec Outlook

Outlook permet de recevoir vos emails de domaine, sur votre compte de messagerie existant, ou sur un nouveau compte Outlook. L'ajout de votre compte est détaillé dans Microsoft dans ce guide.
Une fois dans votre compte Outlook, procédez comme suit :
  • Cliquez sur la roue dentée pour accéder aux paramètres de votre compte, puis sur “Afficher tous les paramètres d’Outlook”
  • Rendez-vous ensuite dans “Courrier”, puis dans “Synchroniser le courrier”

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  • Cliquez sur “Autres comptes de courrier”, et entrez l’adresse email que vous souhaitez ajouter, puis, cochez la case “Configurer manuellement les paramètres du compte (POP, IMAP ou d’envoi uniquement)”.

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  • A l’étape suivante, sélectionnez l’option “Paramètre de connexion POP/SMTP”. Vous trouverez le serveur POP et le mot de passe sur la page Mes domaines / Mail / Configuration de l'application d'email.

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Vous pouvez maintenant recevoir et envoyer des mails pro depuis votre compte Outlook.

Pour recevoir les messages sur votre mobile, utilisez l’application Microsoft Outlook de votre téléphone.

A ce stade, vous avez normalement dans votre besace, les adresses email professionnelles qu’il vous faut. Vous êtes fin prêt à faire imprimer un belle carte de visite, que vous pourrez dégainer à tout moment, avec classe.

Créer un compte email professionnel : conseils

Maintenant que vous avez toutes les connaissances concrètes autour de la création de mail professionnel gratuit, on va voir ensemble quelques conseils bonus.

Choisir son adresse email professionnelle

Pour bien choisir son adresse mail d’entreprise, il faut déjà bien sélectionner son nom de domaine, en rapport avec votre domaine d’activité, sans caractères spéciaux, et en incluant éventuellement la localisation. La plupart du temps, on opte pour une adresse du type : contact@nom-d-entreprise.com.

Veillez en tout cas, à appliquer les mini-règles suivantes, pour un email pro du meilleur effet : 

  • court, facile à se remémorer
  • pertinent (pas trop farfelu)
  • avec des points ou tirets, pour séparer les mots

Faire un email professionnel : les bonnes raisons

Si vous êtes là, c’est sans doute que vous êtes déjà totalement convaincu de la nécessité et de l’utilité de créer un email d’entreprise. 

Mais on ne pense pas forcément à tout, et de notre côté, on s’est dit qu’un p’tit récap des bénéfices liés à la création d’une adresse mail pro, serait utile et pas déplaisant.

Créer une boite mail pro, c’est :

  • Augmenter sa crédibilité : votre adresse électronique est directement cataloguée comme pro, et liée à votre entreprise, et à votre activité. 

Ex : jo.le-jardinier@fleur-express.com. Si vous voyez cette adresse dans votre boite mail, on est d’accord : pas de doute possible. :-)

  • Un rappel ambulant de votre adresse web (de votre site, de votre marque…) : une petite publicité mobile en quelque sorte, un petit shoot mnémotechnique pour vos clients.
  • Une bonne façon de fédérer vos troupes.Toute votre équipe est réunie sous le même drapeau : un seul et même format d’adresse mail.
  • La garantie de bien séparer vie privée et vie pro. Quand on est freelance, ou qu’on bosse en asso, on peut vite voir s’effriter la frontière entre le bureau et la maison, et à la longue, cela peut v̶o̶u̶s̶ ̶c̶o̶n̶d̶u̶i̶r̶e̶ ̶a̶u̶ ̶b̶u̶r̶n̶o̶u̶t̶ devenir un peu stressant. class="seo_warning">Avec une boite mail pro, la limite est déjà un peu plus claire.
  • Une meilleure gestion de vos courriers. En compartimentant clairement vos mails (communication, compta…), vous avez une vision plus nette de vos activités. De plus, il est facile d’ajouter ou détruire une adresse mail pro, selon vos besoins (recrutement ou départ d’un salarié).

Comment gérer ses mails pro avec efficacité ?

Une fois que vous possédez une ou plusieurs adresses mail d’entreprise, il faut pouvoir les administrer de main de maître. 

Il existe des outils en ligne, qui peuvent vous faciliter la vie : certains website builders (comme nous 👋) vous permettent non seulement de créer un site internet professionnel de A à Z, avec un nom de domaine gratuit, mais aussi de créer vos emails pro, et de les gérer facilement, avec la même interface que celle utilisée pour administrer votre site ! 

Ainsi, tout se fait au même endroit, et c’est quand même drôlement plus simple.

Création et gestion d’adresse email professionnelle facilitées avec un website builder

Avec un bon logiciel en ligne de web design, la gestion de vos courriers professionnels est grandement facilitée. Par exemple, sur notre plateforme de création de site, nos formules incluent directement entre une et 10 adresses email pro, selon les abonnements.

Si votre website builder propose la gestion de site en collaboration (c'est le cas chez nous !), c’est tout bénéf, pour vous et vos associés, chacun ayant accès au compte en ligne, n’importe où, n’importe quand.

Lancez-vous, c'est gratuit !

Vous voilà bientôt en possession de votre ou vos adresses mails d’entreprise. C’est le bon moment pour designer, ou redesigner vos cartes de visite, et pour, peut-être, donner un nouveau coup de boost à votre site web !

Dernière mise à jour : 23 mars 2020