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Comment créer une adresse mail professionnelle ?

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Après avoir créé son site internet professionnel, quand on gère une entreprise ou une asso et qu’on communique son contact mail à un interlocuteur (partenaires, clients, adhérents...), on a besoin d’une adresse mail qui véhicule sa crédibilité.

Généralement, les clients et adhérents préfèrent un contact@my-cool-business.com à un gontrand567@yahoo.fr ou à un gertrudedu15@orange.fr.

On est d’accord, c’est mieux.

Voilà un petit tuto simple et concis pour créer une adresse mail professionnelle gratuite à partir de son nom de domaine et ce, sans y passer la journée. Nous verrons dans un second temps, des conseils autour de la création d’une adresse mail professionnelle, l'intérêt d'en avoir une et comment gérer son courrier électronique efficacement.

Une adresse mail pro, qu'est-ce que c'est ?

Créer un mail professionnel signifie utiliser votre nom d’entreprise comme adresse électronique. Par exemple : gontrand@mon-entreprise.com ou gertrude@mon-entreprise.com.

Le nom de domaine de votre site internet, correspondant à votre entreprise, vous permet de créer une adresse mail personnalisée, professionnelle, et surtout crédible aux yeux des utilisateurs.

Ces adresses sont faciles à retenir, et les destinataires de vos mails savent tout de suite à qui ils ont affaire. Certes, cela ne fait pas tout et ne garantira pas votre succès, mais c’est déjà un bon début en termes de crédibilité.

Avoir une adresse mail professionnelle vous permettra d'envoyer des emailings personnalisés à vos clients et de devenir un expéditeur apprécié. 

Créer une adresse mail d’entreprise gratuite : les pré-requis

Avant toute chose, si ce n’est pas déjà le cas, vous aurez besoin d’un nom de domaine pour obtenir votre adresse mail pro gratuite
 
Ensuite, vous sélectionnerez votre service de messagerie.
 
Jusqu’ici, tout va bien.

C’est facile et c’est pour tout le monde : n’importe quel professionnel peut créer son adresse mail pro : associations, TPE, PME, freelance...

Ensuite, vous sélectionnerez votre service de messagerie. La plus utilisée est Gmail, mais vous pouvez également choisir Outlook, Yahoo!, ou Orange.

Les boîtes mails sont recommandées pour assurer une réception fiable de tous les messages en comparaison aux redirections.

La consultation et l’envoi des emails peut se faire :

  • via votre propre logiciel de messagerie

  • via une solution email en ligne gratuite tel que Gmail, Microsoft ou tout autre service permettant d’importer les emails d’un autre compte via POP/IMAP/SMTP.

Choose your fighter !

Créer un email pro étape par étape : tuto facile

Utiliser votre propre logiciel de messagerie

Si vous utilisez un logiciel de messagerie électronique dont vous êtes satisfait, que vous êtes de nature loyale et que vous ne souhaitez pas en changer, c’est parfait.

Dans ce cas, suivez tout simplement l’assistant d’ajout de compte de votre logiciel.

Si vous hésitez encore sur la solution de messagerie à choisir, voici deux tutoriels simples et rapides pour configurer votre adresse professionnelle sur les messageries les plus connues et utilisées : Gmail, et Outlook.

Créer un compte mail professionnel gratuit avec Gmail

Pour créer un compte email professionnel gratuit sur la base de votre nom de domaine avec Gmail, procédez comme suit :

  • Rendez-vous sur votre compte Gmail.

  • Cliquez sur la roue dentée en haut de l’application, puis sur “Afficher tous les paramètres”.

créer une adresse mail pro gmail

  • Ensuite, rendez-vous dans l’onglet “Comptes et importation”.

courrier professionnel gmail

  • Scrollez légèrement vers le bas, jusqu’à atteindre la section “Envoyer des mails en tant que :”. Cliquez sur Ajouter une autre adresse mail.

adresse mail pro gmail

Une nouvelle fenêtre s’ouvre.

  • Entrez ici l'adresse email de votre nom de domaine.

  • Gmail vous demande ensuite la configuration du serveur POP. L’appellation POP est, en réalité, un protocole de transmission. En configurant ce protocole POP, vous recevrez directement vos mails sur un seul serveur pour synchroniser toutes vos arrivées.

💡 Si vous possédez un site sur notre solution SiteW, vous trouverez le serveur POP et le mot de passe sur la page Mes domaines / Mail / Configuration de l'application d'email.

 

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  • Une fois passée cette étape, Gmail vous offre la possibilité d'écrire avec votre nouvel email. Vous pouvez ainsi utiliser directement votre nouvelle adresse professionnelle. Cochez "Oui" puis cliquez sur "Suivant".

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  • Laissez la case “Traiter comme un alias” cochée, puis cliquez sur “Etape suivante”. Cette case cochée permet de recevoir tous vos messages sur une seule et même messagerie, indépendamment de l’adresse utilisée par votre interlocuteur.

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  • Entrez maintenant les informations sur le SMTP : vous trouverez ces informations au même endroit que celles concernant le serveur POP. En effet, le SMTP, soit SImple Mail Transfer Protocole, est un autre protocole de communication pour vos mails. Puis, cliquez sur Ajouter un compte. Vous allez recevoir un code de confirmation de la part de la messagerie Google.

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Enfin, saisissez le code de confirmation reçu par mail (sur ce compte Gmail). Vous pouvez maintenant envoyer et recevoir des mails pro depuis votre application Gmail. Pour recevoir les messages sur votre mobile, utilisez l’application Gmail de votre téléphone.

Facile, n'est-ce pas ? 

Créer une adresse mail professionnelle avec Microsoft

Les adresses email Microsoft permettent de recevoir vos emails de domaine sur votre compte de messagerie existant ou sur un nouveau compte Microsoft.

L'ajout de votre compte est détaillé dans Microsoft dans ce guide.

Une fois dans votre compte Microsoft Outlook, procédez comme suit :

  • Cliquez sur la roue dentée pour accéder aux paramètres de votre compte, puis sur “Afficher tous les paramètres d’Outlook”.

  • Rendez-vous ensuite dans “Courrier”, puis dans “Synchroniser le courrier”.

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  • Cliquez sur “Autres comptes de courrier” et entrez l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Puis, cochez la case “Configurer manuellement les paramètres du compte (POP, IMAP ou d’envoi uniquement)”.

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  • À l’étape suivante, sélectionnez l’option “Paramètre de connexion POP/SMTP”.
💡 Avec votre compte SiteW, vous trouverez le serveur POP et le mot de passe sur la page Mes domaines / Mail / Configuration de l'application d'email.

Vous pouvez maintenant recevoir et envoyer des mails professionnels depuis votre compte Outlook.

Pour recevoir les messages sur votre mobile, utilisez l’application Microsoft Outlook de votre téléphone.

Création et gestion d’adresse email professionnelle facilitées avec SiteW

Avec une bonne solution en ligne, la gestion d'adresses mails et de vos courriers professionnels est grandement facilitée. Par exemple, sur notre plateforme de création de site, nos formules incluent directement entre une et 10 adresses email pro selon les abonnements.

Avec l’abonnement Premium SiteW, vous obtenez un nom de domaine sécurisé ainsi que des adresses mail professionnelles pour 9,99€ / mois.

Pour ajouter une adresse professionnelle sur votre compte SiteW, rendez-vous dans “Mon profil”, puis cliquez sur “Gérer mes mails”.

mail pro sitew

Ensuite, vous n’avez plus qu’à ajouter votre nouvelle adresse.

mail professionnel sitew

Si votre website builder propose la gestion de site en collaboration, comme SiteW, vous et vos associés auront chacun accès au compte en ligne n’importe où, n’importe quand. Cela facilite et centralise ainsi toutes les actions que vous mettez en place pour optimiser votre site web.

De plus, si vous rencontrez la moindre difficulté, notre équipe est là pour vous aider !

À ce stade, vous avez normalement dans votre besace les adresses email professionnelles qu’il vous faut.

Créer un compte email professionnel : conseils

Maintenant que vous avez toutes les connaissances concrètes autour de la création de mail professionnel gratuit, nous allons voir ensemble quelques conseils bonus.

Choisir son adresse email professionnelle

Pour bien choisir son adresse mail d’entreprise, il faut déjà bien sélectionner son nom de domaine en rapport avec votre domaine d’activité, sans caractères spéciaux et en incluant éventuellement la localisation. La plupart du temps, on opte pour une adresse du type : contact@nom-d-entreprise.com.

Veillez, en tout cas, à appliquer les mini-règles suivantes pour un email pro du meilleur effet : 

  • court, facile à se remémorer
  • pertinent et explicite
  • avec des points ou tirets pour séparer les mots
💡 Certaines entreprises font le choix d’un nom de domaine avec des mots tous collés ensemble, pour gagner en longueur et en esthétisme. Si cette tendance vous plaît, veillez simplement à ne pas former un nouveau mot, ou à ce que le nom de votre entreprise reste clair et lisible.

7 raisons pour créer son adresse mail professionnelle

Si vous êtes là, c’est sans doute que vous êtes déjà totalement convaincu de la nécessité et de l’utilité de créer un email d’entreprise

Cependant, il existe des avantages insoupçonnés et fondamentaux, qui vous feront vous remercier a posteriori de votre décision lorsque votre entreprise prendra de l’ampleur.

Créer une boîte mail professionnelle, c’est :

  • Augmenter sa crédibilité

Votre adresse électronique est directement cataloguée comme pro et liée à votre entreprise et à votre activité. Les utilisateurs ont ainsi un meilleur contact avec vous, et vous consolidez votre autorité et votre image de marque.

  • Promouvoir son site web et sa marque 

Vos mails sont un moyen de diffusion redoutable de votre marque, de votre site web, et de votre entreprise. Votre adresse est donc un élément de communication important.

En faisant de l'emailing et plus globalement en créant des newsletters depuis un nom de domaine professionnel, vous ancrez l’identité de votre marque dans la messagerie des utilisateurs.

De plus, vous pouvez faire en sorte que vos mails renvoient directement à votre site internet. Vous créez ainsi une multitude de portes d’entrées vers votre plateforme digitale, et un potentiel de trafic non-négligeable.

  • Atteindre réellement les utilisateurs

Certaines solutions de messagerie, comme Gmail, sont extrêmement vigilantes quant aux courriers indésirables et aux arnaques par mail. Ainsi, les adresses qui ne paraissent pas professionnelles voient leur trajet s’achever généralement dans les spams de l’utilisateur, sans que ce dernier n'ait pu y avoir un droit de regard. Si cette fonctionnalité est très pratique dans la majorité des cas, elle peut pénaliser votre entreprise et votre stratégie de communication. Une adresse mail professionnelle permet de contrer cette barrière, et d’atteindre réellement les utilisateurs.

  • Créer l’unité de votre équipe 

Toute votre équipe est réunie sous le même drapeau : un seul et même format d’adresse mail. Vous construisez ainsi un environnement professionnel cohérent et identifiable par les membres de votre équipe.

  • La garantie de bien séparer vie privée et vie pro

Quand on est freelance ou que l'on travaille pour une association, il est probable de vite voir s'effriter la frontière entre le bureau et la maison.

Créer une boîte mail professionnelle, même en tant qu'auto-entrepreneur, permet de réduire le stress et de se déconnecter de son travail. Avec une boîte mail pro, la limite entre le bureau et le salon est déjà un peu plus claire.

  • Optimiser pour une meilleure gestion de vos courriers

En compartimentant clairement vos mails (communication, compta…), vous avez une vision plus nette de vos activités. De plus, il est facile d’ajouter ou de détruire une adresse mail pro selon vos besoins (recrutement ou départ d’un salarié).

  • Conserver son adresse mail, quel que soit son fournisseur

En effet, le dernier avantage d’avoir une adresse mail professionnelle depuis son propre nom de domaine est que, vous pouvez changer de fournisseur, vous conserverez votre adresse.

Cela peut s’avérer très utile, notamment si vous êtes encore auto-entrepreneur. Vous n’avez peut-être pas encore besoin d’une capacité de stockage des mails très large et polyvalente. Mais, lorsque votre entreprise prendra de l’ampleur, le peu d’espace de stockage aujourd’hui suffisant ne le sera probablement plus. Vous pourrez changer de fournisseur et de solution de messagerie aisément, sans avoir à prévenir tout votre carnet d’adresse ou effectuer une redirection.

Avez-vous votre adresse mail pro ? Super ! Lancez-vous pour créer un site internet.

Lancez-vous, c'est gratuit !

Vous voilà bientôt en possession de votre ou vos adresses mail d’entreprise. C’est le bon moment pour désigner ou redesigner vos cartes de visite et pour donner un nouveau coup de boost à votre site web ! 

 

Dernière mise à jour : 23 mars 2021

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