Créer une campagne de messages et de mails automatisés

On connaît l’importance des campagnes mail au sein d’une stratégie commerciale en ligne. SiteW met à votre disposition des outils avancés pour créer avec précision vos campagnes et envois automatisés : vous pourrez facilement réaliser vos contenus, programmer vos envois, choisir vos destinataires, gérer vos messages, et analyser vos statistiques.

Gérer et développer vos emailing n'aura jamais été aussi simple qu'avec SiteW. 

Où se passe tout cela ?

Depuis la page Mes sites, ouvrez le Tableau de bord de votre site, puis cliquez sur Campagne d’emails.

La Vue d’ensemble vous accueille avec l’essentiel : Campagnes envoyées, Messages automatisés actifs, Quota mensuel utilisé (sur 30 jours glissants), Emails ouverts, ainsi que le nombre d’Abonnés valides, d’Abonnés en attente et de Désabonnements. Vos dernières campagnes et vos derniers messages automatisés y sont également rappelés.

Le menu vous donne ensuite accès à la Liste des campagnes, aux Abonnés, aux Pièces jointes protégées envoyées et aux Pièces jointes envoyées individuellement.

La vue d’ensemble : vos statistiques, vos dernières campagnes et vos derniers messages automatisés. ① Créer un emailing

Campagne ou message automatisé : un choix à faire dès le départ

Cliquez sur Créer un emailing : la fenêtre Nouvel email vous demande de choisir entre deux types d’envoi.

• Campagne : un email envoyé une seule fois, immédiatement ou à une date programmée. Idéal pour une newsletter, une annonce ou une promotion.
• Message automatisé : un email envoyé automatiquement et individuellement après un événement précis, avec un délai que vous définissez.

Ce choix est définitif : il n’est plus possible de basculer une campagne en message automatisé, ni l’inverse. En cas d’erreur, dupliquez le contenu dans un nouvel emailing du bon type.

Fonctionnalités d’envoi pour vos mailing

Campagne d’envoi groupé vers les inscrits à votre site

Il vous est possible de créer des envois d’emails groupés vers les inscrits de votre site.

Comment faire ?

Mes sites > Tableau de bord > Campagne d’emails, bouton Créer un emailing, puis choisissez Campagne dans la fenêtre Nouvel email.

Renseignez ensuite, de haut en bas : les Destinataires, le Sujet (limité à 60 caractères), le Message, éventuellement les Pièces jointes protégées, et enfin les Options avancées.

L’écran d’édition : ① Destinataires, ② Sujet (60 caractères max), ③ Choisir un template, ④ Aperçu et envoi

Programmer un envoi de campagne

Vos envois d’emails peuvent être programmés, ce qui vous permet de préparer à l’avance vos messages, afin qu’ils soient expédiés même lorsque vous n’êtes pas disponible.

Comment faire ?

Enregistrez votre campagne, puis cliquez sur Aperçu et envoi. Ouvrez le menu à côté du bouton d’envoi, choisissez Programmer l’envoi…, sélectionnez la date et l’heure souhaitées, puis validez avec Programmer.

Votre campagne passe alors au statut Planifiée et l’envoi peut être annulé jusqu’au moment prévu.

Attention

Ne confondez pas la programmation d’une campagne (une date et une heure d’envoi) avec le Délai avant envoi d’un message automatisé, qui se décompte à partir de l’événement déclencheur.

Sélectionner des groupes de destinataires créés automatiquement

Pour vos campagnes emailing, vous avez la possibilité de sélectionner des groupes de destinataires ayant effectué des actions précises sur votre site :

• Les visiteurs qui se sont inscrits à la newsletter
• Les membres qui se sont inscrits
• Les membres connectés qui ont visité votre site
• Les membres qui ont envoyé un message sur le forum
• Les visiteurs qui ont envoyé un commentaire
• Les visiteurs qui vous ont contacté
• Les visiteurs qui ont répondu à un certain formulaire
• Les clients qui ont commandé
• Les clients qui ont commandé et payé, ou non
• Les clients qui ont acheté un certain produit
• Les clients qui ont acheté n'importe quel produit numérique
• Les clients qui ont acheté un produit d'une certaine catégorie
• Les membres qui ont abandonné leur panier après 20 minutes
• Les membres d'un groupe

Vous pouvez également restreindre vos envois aux destinataires ayant effectué l’action que vous désirez cibler, après une date précise (par exemple, il est possible de ne contacter que les personnes ayant commandé dans les deux derniers mois).

Comment faire ?

Dans la section Destinataires, cliquez sur Choisir les destinataires et sélectionnez l’action à cibler. Si l’audience choisie demande une précision (un groupe de membres, un produit, une catégorie de produits ou un formulaire particulier), un champ Choisir apparaît juste à côté.

Pour délimiter vos destinataires selon une période donnée, dépliez les Options avancées et utilisez le Filtre par date.

Personnaliser l’expéditeur de vos emails

Dans les Options avancées, renseignez le Nom d’expéditeur (celui qui s’affichera dans la boîte de réception de vos destinataires) et choisissez l’Email d’expéditeur.

Nous vous recommandons d’utiliser une adresse liée à l’un de vos noms de domaine plutôt que l’adresse générique de SiteW : la délivrabilité et la confiance de vos destinataires y gagnent. Le lien Créer une adresse vous permet d’en créer une si vous n’en avez pas encore.

Envoi de messages automatisés

L’envoi de message automatisé permet l’envoi systématique d’un message à un visiteur, suite à une action précise de sa part.

Vous avez la possibilité de définir un Délai avant envoi (en jours/heures/minutes) pour l’envoi du message, à partir de l’action du visiteur.

Si vous modifiez ou supprimez un message, les modifications seront aussitôt appliquées pour les envois automatisés (en cas de suppression, l’envoi s’annule automatiquement).

L’état des commandes est vérifié avant l’envoi automatisé. Par exemple, si vous avez programmé un email de relance pour abandon de panier avec un délai d’1 jour et 10 minutes, et qu’un visiteur qui avait abandonné son panier, finit par finaliser sa commande, l’envoi est automatiquement annulé.

Actions pouvant provoquer l’envoi de message

Voici la liste des actions que vous pouvez définir comme provoquant l’envoi automatique d’un message :

• Les visiteurs qui s'inscriront à la newsletter
• Les membres qui s'inscriront
• Les membres qui se connecteront pour la première fois à votre site
• Les membres qui enverront un message sur le forum
• Les visiteurs qui enverront un commentaire
• Les visiteurs qui vous contacteront
• Les visiteurs qui répondront à un formulaire particulier
• Les clients qui commanderont
• Les clients qui commanderont et payeront
• Les clients qui commanderont mais ne paieront pas
• Les membres qui abandonneront le panier après 20 minutes
• Les clients qui achèteront un certain produit
• Les clients qui achèteront n'importe quel produit numérique
• Les clients qui achèteront un produit d'une certaine catégorie
• Les membres d'un groupe
• Les clients qui recevront une remise fidélité

Comment faire ?

Cliquez sur Créer un emailing, choisissez Message automatisé dans la fenêtre Nouvel email, sélectionnez l’action déclencheuse dans la liste des destinataires, puis dépliez les Options avancées pour renseigner le Délai avant envoi en jours, heures et minutes.

Enregistrez, puis cliquez sur Aperçu et envoi et enfin sur Activer : votre message passe au statut Actif. Vous pouvez le Désactiver à tout moment.

Fonctionnalités de création de vos campagnes emailing

Créer le contenu de vos messages

Vos messages seront entièrement responsive.

L’éditeur de texte à votre disposition vous permettra de travailler la mise en forme, d’insérer des images, des liens vers votre site, ou vers des documents à télécharger.

Pour aller plus vite, le bouton Choisir un template vous propose quatre modèles de newsletter prêts à l’emploi. Sélectionnez-en un et validez avec Utiliser ce template : la couleur principale de votre site est appliquée automatiquement au contenu. Un bouton de la barre d’outils permet ensuite d’insérer de nouveaux blocs mis en forme à l’emplacement du curseur.

Enfin, le menu … de la section Message vous permet d’Insérer une variable pour personnaliser automatiquement le contenu de chaque email.

Quatre modèles prêts à l’emploi ; la couleur principale de votre site est appliquée automatiquement. ① Utiliser ce template

Attacher des fichiers et des liens protégés

Activez la section Pièces jointes protégées puis cliquez sur Choisir une pièce jointe. Cinq types sont disponibles, et un seul type peut être utilisé par emailing :

• Fichiers : chaque destinataire recevra tous les fichiers sélectionnés.
• Page protégée : chaque destinataire recevra un lien pour accéder à une page protégée de votre site. Attention, la page sélectionnée ne sera plus accessible publiquement par vos visiteurs.
• URL de fichier : chaque destinataire recevra ce lien dans un format masqué. Pratique pour partager des fichiers volumineux hébergés à l’extérieur.
• Fichiers individuels : chaque destinataire recevra un fichier unique parmi les fichiers sélectionnés, distribués par ordre alphabétique.
• Textes secrets individuels : chaque destinataire recevra un texte secret unique (code, instructions…) issu d’un fichier XLSX contenant une colonne nommée « Secret ».

Les deux derniers types sont particulièrement adaptés à la distribution de codes promotionnels, de clés de licence ou de billets nominatifs.

Pour chaque pièce jointe, l’option Limiter les accès (nombre d’utilisations, durée) vous permet de définir :

• une Limite d’utilisations (ou Illimité),
• et/ou une Expiration, exprimée en nombre de jours.

Comment suivre les fichiers et liens attachés aux mails ?

Une fois le message envoyé, deux pages assurent le suivi, dans Tableau de bord > Campagne d’emails :

• Pièces jointes protégées envoyées : pour chaque fichier, le nombre d’utilisations est indiqué et vous pouvez consulter le détail des téléchargements. Vous pouvez supprimer l’accès à un fichier protégé de manière anticipée, ou augmenter le nombre d’utilisations d’un client en supprimant les utilisations précédentes.
• Pièces jointes envoyées individuellement : la liste des fichiers et textes secrets attribués destinataire par destinataire, avec leur état Utilisé ou Non utilisé.

Fonctionnalités de gestion pour vos campagnes emailing

Administrer vos messages créés

Les messages que vous envoyez (campagne ou automatisés) sont décomptés de votre quota d’envoi mensuel (voir Formules). Ce quota est affiché sur la Vue d’ensemble sous l’intitulé Quota mensuel utilisé et se calcule sur 30 jours glissants.

Afin de vous faciliter la création et la gestion de vos campagnes emailing, vous avez accès aux fonctionnalités suivantes :

• Brouillons : un simple clic sur Enregistrer conserve votre campagne au statut Brouillon ; un message automatisé non activé reste au statut Inactif.
• Suivi des statuts depuis la Liste des campagnes, séparée en deux onglets (Campagnes et Messages automatisés), avec filtres et pagination : Brouillon, Planifiée, Envoi en cours, Envoyée d’un côté, Actif et Inactif de l’autre.
• Duplication d’un emailing existant depuis le menu … de sa carte ou de sa ligne.
• Test d’envoi : dans Aperçu et envoi, le bouton Envoyer un test vous adresse le message sur les adresses email liées à votre compte, avant l’envoi réel ou l’activation.
• Import d’adresses : sur demande, nous pouvons importer des adresses emails précédemment obtenues, si vous avez transféré votre site depuis un autre prestataire. Les adresses email doivent avoir été recueillies sur votre précédent site, et utilisées régulièrement, pour avoir une bonne réputation.

Gérer vos abonnés

La page Abonnés réunit toutes les adresses collectées par votre site et leur état : Confirmé, En attente, Désabonné, Refusé ou Désinscription automatique.

Vous pouvez y désabonner une adresse, supprimer une sélection d’abonnés, ou exporter l’ensemble avec Télécharger les données.

Gérer vos statistiques emailing

L’accès à vos statistiques est primordial, afin d’avoir un regard sur l’efficacité de vos campagnes emailing, et d’améliorer votre stratégie marketing.

Ouvrez une campagne au statut Envoyée depuis la Liste des campagnes : vous y visualisez

• Délivrés : les emails effectivement remis à leurs destinataires,
• Ouverts : les emails ouverts,
• Cliqués : les emails dans lesquels un lien a été cliqué,
• Désabonnements : les destinataires qui se sont désinscrits à la suite de cet envoi.

Le bouton Télécharger le rapport vous permet d’exporter ces données. Sur la Vue d’ensemble, vous retrouvez également le nombre de campagnes envoyées, de messages automatisés actifs et d’emails ouverts.

Les statistiques d’une campagne envoyée : ① Délivrés, Ouverts, Cliqués, Désabonnements, ② Télécharger le rapport

Optimiser votre réputation

Les fonctionnalités d’optimisation de votre réputation permettent d'éviter que les messages que vous envoyez ne soient classés comme spam chez le destinataire. Elles agissent à plusieurs niveaux :

• filtrage des adresses emails invalides ;
• ajout automatique d’un lien de désabonnement dans l’email ;
• interruption automatique de l’envoi en cas d’un nombre d'échecs trop important (cela peut se produire si vous ne contactez pas régulièrement vos visiteurs, et que ceux-ci ont changé d’adresse email entretemps) ;
• possibilité d’expédier depuis une adresse de votre propre nom de domaine.

Conformité au RGPD : vous devez indiquer dans la section RGPD du formulaire utilisé pour recueillir l’adresse email, votre intention de contacter vos visiteurs de manière régulière ou automatisée.

Bon à savoir : l’ensemble de ces écrans a été pensé pour le mobile. Vous pouvez suivre vos statistiques, activer un message automatisé ou programmer un envoi depuis votre téléphone.

Vous voilà au fait des outils avancés vous permettant de créer, envoyer, analyser et optimiser vos campagnes emailing, autour de vos activités commerciales en ligne. N’hésitez pas à consulter nos conseils pour optimiser votre emailing, afin de tirer pleinement profit de ces fonctionnalités, et d’augmenter votre chiffre d’affaires !