Créer une signature d'email : comment et pourquoi ?

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Une signature d’email personnalisée est devenue, sur le web, aussi importante qu’une carte de visite dans une entreprise.

Vous les avez sûrement déjà croisées dans des emails professionnels que vous avez reçu, et vous êtes posés la question de son utilité, de la façon d’en créer une, de ses avantages…

Que ce soit pour rédiger un mail professionnel, une campagne emailing, une newsletter... Découvrez pourquoi créer une signature pour votre adresse email devient essentiel :👇

Signature d’email : les avantages

Bien sûr, vous pourriez vous dire que, probablement, votre nom et prénom après un “Cordialement” suffisent. Vous avez raison…
… En partie.

Car, si un nom et un prénom sont déjà suffisants, une signature d'email personnalisée et mise en image peut vous apporter une multitude d’avantages. Et les voici :

Diffuser son image

En effet, une signature électronique travaillée attire davantage l'œil qu’un simple nom en bas d’un email. C’est pourquoi cette signature vous permet de diffuser votre image, votre charte graphique et vos réseaux sociaux ou site internet.

Imaginez le nombre de mails que vous envoyez par jour, par semaine, par mois. Avec cette signature, chacun de ces mails sera une nouvelle visibilité pour votre entreprise ou votre site internet.

N’hésitez d’ailleurs...
Info play
Après avoir mis en place votre signature électronique personnalisée, à consulter le trafic qui provient de vos emails sur votre site internet ou vos réseaux. Vous pourriez être surpris du résultat !

Gagner en professionnalisme

De plus, une signature électronique vous permettra également de gagner en professionnalisme. Cela vous permettra d’asseoir votre autorité et votre réputation dans votre domaine en affichant directement votre entreprise ou business en ligne.

Vous avez, par ailleurs, sûrement déjà eu cette impression en recevant le mail d’une entreprise avec une signature d’email personnalisée : cela ajoute immédiatement un aspect professionnel. Elle est généralement une mine d’or d’information pour les destinataires de vos emails qui n’auront pas à vous demander le lien de vos réseaux sociaux, de votre site internet ou de votre adresse mail professionnelle.

Avoir une signature d’email personnalisée, c’est donc un gain de temps pour vous comme pour vos interlocuteurs.

Ajouter un nouveau canal de communication

Enfin, la signature électronique personnalisée est également un moyen de communication et de référencement peu utilisé, mais diablement efficace.

En effet, en insérant le lien vers votre site internet sur votre adresse électronique, vous créez une porte d’entrée de trafic à chaque mail envoyé. Les destinataires n'hésiteront pas à consulter votre site internet, boostant votre trafic et votre référencement. En clair, pensez aussi à la signature d’email personnalisée dans votre stratégie de communication.

Ainsi, la création d’une adresse email personnalisée semble avoir une multitude d’avantages et de bénéfices, sans pour autant être contraignante ou difficile à mettre en place…

… Alors, voyons le procédé en détail pour deux boites mail très utilisées : Gmail et Outlook.

Créer une adresse mail pro

Comment créer sa signature email ?

Ici, nous allons détailler ensemble le processus pour ajouter une signature électronique personnalisée sur deux messageries, Outlook et Gmail.

Une signature électronique sur Outlook

Sur Outlook, la procédure est très simple.

  • Créez un nouveau message

En créant un nouveau message, vous voyez cette fenêtre apparaître. Vous êtes actuellement dans l’onglet Message.

Vous devez basculer dans l’onglet Insertion, juste à côté de l’onglet Message, en haut de votre page. Vous y trouverez le bouton “Une signature”.

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  • Renseigner sa signature

Vous avez ensuite deux possibilités : soit créer une signature électronique simple avec du texte, soit créer une signature personnalisée en HTML en cliquant sur “Thème personnel”.

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L’outil intégré à Outlook pour créer une signature d’email personnelle peut être un peu rudimentaire mais, pas de panique, nous verrons par la suite des outils pour vous permettre de créer une signature électronique originale.

  • Valider sa signature

Enfin, vous n’avez plus qu’à cliquer sur Terminer. Vous pourrez alors donner un nom à cette signature et la retrouver dans l’onglet Insertion > Une signature.

Ainsi, vous pourrez l’insérer dans tous vos mails et newsletters. Vous pouvez aussi en créer plusieurs selon la situation, l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou votre interlocuteur.

Par exemple, il peut être intéressant d’avoir une signature pour les clients avec votre site internet et les réseaux sociaux, une pour le support avec un lien d’aide ou de Live Chat…

Une signature électronique sur Gmail

Sur Gmail, la procédure est tout aussi simple. 

  • Créer un nouveau message

En créant un nouveau message, vous verrez apparaître un logo de stylo en bas de la fenêtre. En cliquant sur ce stylo, vous verrez apparaître l’option “Gérer les signatures”. 

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  • Créer une signature

Comme Outlook, Gmail met à votre disposition un service pour créer votre propre messagerie électronique en HTML, personnalisée selon vos souhaits.

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Encore une fois, ces paramètres au sein même de ces boîtes de messagerie peuvent être limités et ne pas correspondre à votre charte graphique ou vos attentes.

👉  C’est pourquoi nous vous proposons une sélection d’outils designs et spécialisés dans la création d’adresses électroniques personnalisées pour vous faciliter la tâche. 

Créer sa signature d’email : les outils pour vous aider

En effet, pour créer une signature email originale ou automatisée, plusieurs outils peuvent vous être proposés.

Parmi eux, vous trouverez :

Canva

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Canva ? Mais c’est pas pour des designs ça ?

Si ! Cependant, Canva peut également vous aider à créer un logo ou une charte graphique pour créer une signature électronique personnalisée. Canva vous propose plusieurs tutos pour créer des logos afin de les ajouter à votre signature et affirmer encore plus votre image de marque.

✅  : Canva est un outil simple pour créer votre adresse email de A à Z avant de l’intégrer à votre messagerie. Vous pourrez ainsi la personnaliser et intégrer votre visuel final à vos emails en quelques instants.

❌  : En revanche, Canva ne dispose pas d’une fonction vous permettant d’intégrer votre visuel à votre adresse email depuis leur plateforme. Il vous faudra donc suivre le tutoriel détaillé plus haut pour Gmail et Outlook.

Mais cela ne prendra que quelques minutes !

MySignature

MySignature, comme son nom l’indique, vous permettra d’établir une signature électronique personnalisée très rapidement.

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Vous pouvez commencer soit par utiliser un modèle prédéfini par MySignature, ou bien créer votre signature électronique from scratch.

Notez tout de même que...
Info stepup
Pour les modèles créés directement par MySignature, vous devrez utiliser la version Pro afin de ne pas voir apparaître le logo du site sur votre signature électronique. Pour la version Pro, comptez 12$ par mois pour cinq utilisateurs.

Le modèle de signature entièrement personnalisable gratuit reste très simple, mais vous permettra tout de même d’améliorer votre image de marque.

Pour créer et personnaliser sa signature, rien de plus simple. Vous disposez d’un formulaire à compléter avec votre nom, votre prénom, votre entreprise, et des liens ou options que vous pouvez ajouter par la suite.

✅  : MySignature vous propose un système simple et rapide pour créer votre signature complète en quelques instants. De plus, votre signature sera adaptée aussi aux écrans de téléphones et tablettes.

❌  : La version gratuite reste très simple et minimaliste, ce qui peut frustrer les plus créatifs.

Signature Maker

Exit les signatures électroniques classiques avec une photo LinkedIn et les moyens de contact ? Essayez Signature Maker.

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L’idée de Signature Maker est toute simple : c’est un outil gratuit vous permettant de mettre votre signature manuscrite en format électronique afin de signer vos mails avec celle-ci.

De quoi donner un aspect artisanal et humain à vos mails tout en renforçant votre image.

✅  : L’idée est originale et peut parfaitement s’intégrer à votre personnal branding. De plus, c’est gratuit !

❌  : En revanche, il convient sûrement de ne pas utiliser votre signature seule et d’ajouter un lien vers votre site internet ou vos réseaux sociaux pour obtenir un bénéfice de la signature personnalisée sur votre trafic.

BoostMyMail

Enfin, focus sur la solution BoostMyMail qui s'avère très utile pour les entreprises.

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BoostMyMail fonctionne sur le même principe que MySignature : des modèles prédéfinis de signatures électroniques à choisir et à personnaliser selon ses envies et ses informations personnelles.

De plus, en tant que chef d’entreprise, vous pourrez aussi harmoniser les signatures de vos collaborateurs en quelques instants afin de conserver une image de marque cohérente, quel que soit l’interlocuteur en face de votre client.

Enfin, BoostMyMail vous propose un service complet de suivi de votre campagne de signature pour mesurer réellement la portée de ce changement, minime mais efficace.

Comme le rappelle la page d’accueil, l’email est le premier canal de communication en marketing digital. BoostMyMail s’attèle donc à optimiser ce canal de communication et à vous proposer d’en constater les résultats sur Gamil et Outlook, mais aussi sur Office365 ou la Suite Google.

✅  : Un outil simple à prendre en main, avec des modèles de signatures modernes.

❌  : Le prix peut être un frein. Comptez 25€ par mois pour cinq utilisateurs… jusqu’à 65€ par mois pour une trentaine de collaborateurs de votre entreprise souhaitant une signature personnalisée.

Une signature électronique personnalisée est donc un réel avantage pour augmenter le trafic de ses plateformes, affirmer son image de marque et gagner en professionnalisme.

De plus, grâce à quelques méthodes et outils, vous verrez qu’elle sera mise en place pour vous et l’ensemble de vos collaborateurs en quelques instants.

Passez donc le cap et créez la vôtre !

Créer une adresse mail professionnelle

Elie-Sara Couttet
Editeur
Petite rédactrice de moins de 1m60, aux grandes compétences d'écriture ! Passionnée par le web, je dégaine ma plume pour rédiger des articles plus vite que mon ombre.

Dernière mise à jour : 04 janvier 2022

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